Geocerca para control de asistencia qué es y qué radio utilizar
Cuando una empresa utiliza teléfonos celulares para registrar la asistencia de sus empleados, una de las principales dudas es cómo comprobar que la persona realmente se encuentra en el lugar autorizado.
Aquí entra en funcionamiento la geocerca para control de asistencia.
Una geocerca permite definir un área virtual alrededor de una oficina, sucursal, bodega, proyecto o cualquier otra ubicación donde los trabajadores tengan permitido realizar sus marcaciones.
De esta forma, el sistema no solamente registra la hora de entrada o salida, sino que también puede comprobar si el empleado se encuentra dentro del área previamente autorizada.
¿Qué es una geocerca?
Una geocerca es un perímetro virtual creado utilizando coordenadas geográficas.
Para configurarla normalmente se necesita:
- Latitud.
- Longitud.
- Radio permitido en metros.
Por ejemplo, una empresa puede registrar la ubicación de su oficina y establecer una geocerca de 100 metros alrededor del punto seleccionado.
Cuando un empleado intenta marcar desde su teléfono celular, el sistema obtiene su ubicación y calcula la distancia respecto al punto autorizado.
Si se encuentra dentro del radio establecido, la marcación puede ser aceptada.
Si está fuera de la geocerca, el sistema puede rechazarla o actuar según las reglas configuradas.
Ejemplo sencillo
Supongamos que una empresa tiene configurada una geocerca de 100 metros.
Un trabajador intenta registrar su entrada y el sistema determina que se encuentra aproximadamente a 35 metros del punto configurado.
La marcación se encuentra dentro de la zona autorizada.
Pero si otro trabajador intenta marcar desde una ubicación situada a 350 metros, estaría fuera del radio permitido.
Esto permite agregar una capa adicional de validación al control de asistencia.
¿Qué radio utilizar en una geocerca?
No existe una medida que funcione correctamente para todas las empresas.
El radio debe depender del tamaño de las instalaciones, la ubicación y la precisión que normalmente ofrecen los dispositivos utilizados por los trabajadores.
Algunos ejemplos pueden servir como referencia:
20 a 30 metros
Puede utilizarse en oficinas pequeñas o ubicaciones donde existe buena precisión de ubicación.
Sin embargo, un radio demasiado reducido puede provocar rechazos si el teléfono no obtiene una posición suficientemente precisa.
50 metros
Puede ser adecuado para oficinas, comercios o instalaciones de tamaño medio.
Ofrece un poco más de tolerancia sin ampliar demasiado el área autorizada.
100 metros
Es una medida práctica para muchas empresas, especialmente cuando existen edificios, parqueos o áreas donde el trabajador podría encontrarse físicamente dentro de las instalaciones, pero no exactamente en el punto donde se configuraron las coordenadas.
200 metros o más
Puede resultar necesario en plantas industriales, bodegas grandes, fincas, proyectos de construcción o instalaciones extensas.
En estos casos, una geocerca pequeña podría no cubrir correctamente toda el área de trabajo.
¿Una geocerca más pequeña es siempre mejor?
No necesariamente.
Puede parecer lógico pensar que utilizar un radio de 10 o 20 metros ofrece mayor seguridad.
Sin embargo, los teléfonos celulares no siempre reportan una ubicación completamente exacta.
La precisión puede variar dependiendo de factores como:
- El modelo del teléfono.
- La calidad de la señal GPS.
- Estar dentro de un edificio.
- La presencia de edificios altos.
- Redes WiFi cercanas.
- Condiciones de cobertura.
- Configuración de ubicación del dispositivo.
Por eso una geocerca demasiado pequeña puede terminar rechazando a un trabajador que realmente se encuentra dentro de la empresa.
El objetivo debe ser encontrar un equilibrio entre seguridad y funcionamiento práctico.
¿Cómo elegir correctamente el radio?
Antes de establecer una medida definitiva, lo recomendable es realizar pruebas.
Por ejemplo:
- Registrar la ubicación exacta de la empresa o sucursal.
- Configurar un radio inicial.
- Realizar pruebas desde diferentes puntos de las instalaciones.
- Utilizar varios teléfonos celulares.
- Revisar la distancia y precisión obtenidas.
- Ajustar la geocerca si es necesario.
También conviene probar desde áreas como:
- Entrada principal.
- Oficinas.
- Parqueo.
- Bodega.
- Áreas exteriores.
- Diferentes niveles del edificio.
Esto permite comprobar si el radio realmente representa el espacio donde los trabajadores deberían poder marcar.
¿Qué sucede si la empresa tiene varias sucursales?
Un buen sistema de asistencia debería permitir configurar diferentes geocercas.
Por ejemplo:
Sucursal Central: 100 metros
Bodega: 150 metros
Sucursal Zona 10: 50 metros
Proyecto temporal: 200 metros
Cada ubicación puede tener necesidades diferentes.
Esto es particularmente útil cuando los empleados pueden trabajar temporalmente en otra sucursal.
Si todas las ubicaciones autorizadas están registradas, el sistema puede validar la marcación según el lugar donde se encuentre el trabajador.
¿La geocerca sirve únicamente para marcar la entrada?
No.
Puede utilizarse para validar cualquiera de las marcaciones configuradas por la empresa.
Por ejemplo:
- Entrada.
- Salida a almuerzo.
- Regreso de almuerzo.
- Salida.
La empresa puede definir que todas las marcaciones deban realizarse desde una ubicación autorizada.
Esto ayuda a mantener un criterio uniforme durante toda la jornada.
Ventajas de utilizar geocercas
Implementar una geocerca para control de asistencia puede ofrecer diferentes beneficios.
Valida la ubicación
Permite comprobar que la marcación se realizó aproximadamente desde un lugar autorizado.
Reduce la dependencia de equipos físicos
Los trabajadores pueden utilizar sus propios teléfonos sin necesidad de instalar un reloj marcador en cada ubicación.
Permite trabajar con varias sucursales
Cada sede puede tener su propia ubicación y radio autorizado.
Facilita operaciones con personal móvil
Puede ser útil para técnicos, vendedores, supervisores o trabajadores que deben trasladarse entre diferentes ubicaciones.
Mejora la información disponible
Además de registrar fecha y hora, el sistema puede conservar información relacionada con la ubicación desde donde se realizó la marcación.
¿La geocerca garantiza completamente que el empleado esté allí?
La geocerca agrega una importante capa de validación, pero no debe considerarse un mecanismo infalible por sí solo.
Un buen sistema puede combinarla con otros controles como:
- Credenciales individuales.
- Registro de dispositivo.
- Dirección IP.
- Historial de marcaciones.
- Precisión de ubicación.
- Código QR.
- Reglas de horario.
Mientras más señales se utilicen correctamente, mayor será la capacidad de revisar una marcación cuando exista alguna duda.
Geocercas en AsisTYSGO
AsisTYSGO utiliza ubicaciones configuradas para empresas y sucursales, permitiendo establecer coordenadas y un radio autorizado.
Cuando el empleado realiza una marcación mediante GPS, el sistema puede calcular la distancia aproximada entre su ubicación y los puntos permitidos.
Esto permite utilizar el teléfono celular como dispositivo de marcación sin depender necesariamente de un reloj biométrico instalado en cada lugar.
Además, AsisTYSGO puede relacionar las marcaciones con sucursales, empleados, horarios y reportes, permitiendo administrar el proceso desde una plataforma centralizada.
¿Qué radio recomendamos?
Como punto de partida, una empresa puede evaluar radios entre 50 y 100 metros para oficinas y ubicaciones convencionales.
Sin embargo, no debería tomarse como una regla fija.
Una planta, finca o proyecto puede requerir 200 metros o más, mientras que una oficina pequeña con buenas condiciones de ubicación podría utilizar un radio menor.
La mejor configuración es aquella que se determina después de realizar pruebas reales en el lugar donde los empleados realizarán sus marcaciones.
Conclusión
Una geocerca para control de asistencia permite establecer áreas autorizadas donde los trabajadores pueden registrar sus entradas y salidas utilizando su teléfono celular.
Su función principal es agregar una validación de ubicación al proceso de marcación.
Sin embargo, elegir correctamente el radio es fundamental.
Una geocerca demasiado amplia puede reducir el nivel de control, mientras que una demasiado pequeña puede provocar marcaciones rechazadas incluso cuando el trabajador se encuentra dentro de las instalaciones.
Por eso, la mejor práctica es configurar una medida inicial, realizar pruebas con diferentes dispositivos y ajustar el radio según las características reales de cada ubicación.
Con AsisTYSGO puedes utilizar GPS y geocercas para controlar la asistencia desde diferentes sucursales y convertir el teléfono celular de tus colaboradores en una herramienta práctica de marcación.